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Liebe Leser*in,
Remote ist der neue default, Sprint nicht mehr nur auf der Kurzstrecke denkbar und sowieso scheint es sich um einen Marathon zu handeln. State of emergency ist beinahe unser neues Normal. Auch wenn einige Büros und Co-Working-Spaces wieder öffnen, bleiben z.B. Menschen mit Kindern weiterhin zu Hause. Andere haben festgestellt, dass sie auf Balkonien auch ganz produktiv sind es sie vielleicht gar nicht so sehr zurückzieht in die altbekannten Büroräume.
So oder so, was digitale Teamarbeit angeht, tut sich in den letzten Wochen richtig was. Laut Tagesschau arbeiten 80 Prozent der Menschen, bei denen es theoretisch möglich ist, derzeit im Homeoffice. Eine krasse Steigerung, denn vorher seien es lediglich 12 Prozent gewesen. In Zukunft soll es gar ein Recht auf Homeoffice geben. Unternehmen haben festgestellt, dass es für alle Beteiligten auch eine Menge Vorteile gibt. Für einige ist die komplett digitale Arbeit allerdings der Sprung ins kalte Wasser. Der erste Schritt: Tools müssen her, aber welche? Wir haben die aufgeschrieben, mit denen wir richtig gut fahren und andere, die uns empfohlen wurden. Gleichweg möchten wir klarstellen, dass dies lediglich unsere Erfahrungswerte widerspiegelt, und unsere Liste keinen Ersatz für die eigenständige Recherche bzgl. DSGVO- und Organisations-Policy-Konformität darstellen kann.
Wo treffen wir uns im Netz?
Ob Teammeetings, Workshops, Konferenzen – Räume müssen her. Welche digitalen Spaces funktionieren wofür besten?
Der Krise was Gutes abgewinnen: Ihr habt für eure Konferenz Budget für den Veranstaltungsort eingeplant. Digitale Raummiete ist vergleichsweise günstig und im Moment oft sogar gratis. Folgende Möglichkeiten kommen in Frage:
- Adobe connect Konferenzen, digitale Klassenräume, large scale webinare: digitale Konferenzen mit bis zu 25 Teilnehmern sowie große Webinare. Letztere stellen die Besonderheit von Adobe Connect dar; Corona-Sonderkonditionen bis zum 1. Juli für Privatpersonen und Unternehmen kostenfrei verfügbar.
- Big Blue Button Onlinekonferenzen für die Lehre: Teilnahme ohne Anmelden, wenn man Link zugesendet bekommt. Es gibt die Möglichkeit Konferenzen aufzuzeichnen.
- Blue Jeans Meetings & Events online abhalten, Integration von Dolby Voice für besseres Audioerlebnis, im kleinsten Paket können bis zu 50 Teilnehmer*innen dabei sein
- Google Meet Videokonferenzen 250 Teilnehmer*innen, 100.000 Zuschauer, als Gast ist kein Account erforderlich, die/der Moderator*in braucht jedoch ein Google Suite Konto
- Jitsi Meet Videokonferenzen; keine eigenen Accounts nötig, keine Logins, keine Daten werden gespeichert. Voraussetzung: Server, über den die Verbindungen läuft. Open-Source-Tool, gratis.
- Lifesize Videokonferenzen; nach eigenen Angaben die weltweit erste globale 4K-Videokonferenz-Lösung, bis zu 25 Teilnehmende, Integration anderer Tools (wie Slack etc.) möglich; Corona-Sonderkonditionen: Videokonferenz-Lösung ist für sechs Monate gratis
- Meetgreen Video- und Telefonkonferenzen; bis zu 35 Teilnehmer*innen; inklusive internationaler Einwahlnummern für 30 Länder, 1€ pro Monat an Umweltprojekte; inklusive Chatfunktion; Einladungstool
- Nextcloud Talk Videokonferenzen auf Basis von WebRTC; Übertragung erfolgt über WebRTC
- Signal Ende-zu-Ende-verschlüsselte 1:1 Videochats auf Smartphones; Übertragung erfolgt über WebRTC
- Zoom Besprechungen samt interaktiver Elemente möglich, Video Webinar, Konferenzräume, Telefonsystem
Wie organisieren wir uns im Team?
Wenn in den Meetings, Workshops und Konferenzen viel Wichtiges gesagt wurde, können wir die Ärmel hochkrempeln und loslegen. Das will organisiert sein – vor allem wenn alle Kolleg*innen ausschließlich online miteinander kommunizieren. Viele Unternehmen und Organisationen nutzen schon länger digitales Team-Management. Bei der Umstellung auf eine komplett digital gesteuerte Zusammenarbeit wird deutlich, wie komfortabel diese Tools sein können.
Kommunikationstools für größere Teams, die internen E-Mail-Verkehr ersetzen; in denen man einzelne Unterhaltungen übersichtlich gestalten kann und die Themen einzelnen Kanälen zugeordnet werden können, sind:
- Slack Team-basiertes Messenger-Tool; hält Themenkanäle, Telefonie, direkte Kommunikation und die Möglichkeit eigene Arbeitsmaterialien zwischen zu speichern bereit; Einbinden von Bots und externen Apps möglich
- Fleep Messenger-App, die eine kollaborative Kommunikationslösung bereit hält; Teams und Projektgruppen können als selbst ausgewählte Gruppen von Teilnehmer*innen erstellt und verwendet werden
- Monday Teams können mit diesem Tool Prozesse, Arbeitsabläufe und Projekte kompakt in einem digitalen Arbeitsbereich durchführen
- Microsoft Teams Kommunikationstool; Chats, Video Telefonie, Feed (Übersicht aller Aktivitäten), Co-Authoring-Funktionen, sowie weitere Features; große Spannbreite an kollaborativem Arbeiten möglich; Corona-Sonderkonditionen: auch ohne Zugang von Office 356 für 6 Monate kostenfrei zugänglich
- Coyo Intranet, dass Unternehmensnachrichten, digitale Zusammenarbeit und Team-Messaging alles in einem zusammenführt; leicht zu bedienen, schnell einsatzfähig und auch für große Unternehmen (10.000+ Teilnehmende) tauglich; Corona-Sonderkonditionen: Bis zum 30. Juni (ohne Vertragsbindung)
- Zoho Allrounder rund ums Homeoffice; Chat, Meetings, Cloud, Projektübersicht, gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten uvm; viele verschiedene Apps lassen sich hinzufügen Corona-Sonderkonditionen: kostenlos bis zum 1. Juni 2020
Den Überblick nicht zu verlieren, ist trotz wirklich ausgefuchster Management-Software oft nicht so einfach. Woher weiß man z.B., wann welcher Raum frei ist?
- Sococo Online office; visualisiert Online-Räume und erleichtert den Überblick darüber, was die anderen Teammitglieder gerade machen. So sieht man, welche Kollegin gerade womit beschäftigt ist, wer Pause macht, wer gerade Zeit hat.
Auf dem Laptop liegen zwar ziemlich viele Dateien, aber die Batterie von Festplatten, auf die ihr zugreifen müsst, ist weiterhin im Büro. Man kann den Büro-Computer auch von zu Hause steuern und schon sind alle Daten verfügbar.
- Teamviewer Mit diesem Tool kann man Computer aus der Ferne steuern, Bildschirme teilen, Videokonferenzen abhalten und Dateien transferieren
Jede/r hat sein System, wie er/sie die Übersicht über seine Aufgaben behält. In einem Projekt braucht es gemeinsame Todo-Listen. Ob ihr sie für euch selbst oder fürs gemeinsame Strukturieren im Team nutzt, diese beiden Tools sind mega praktisch:
- Trello und Asana; zum Einstieg ins kollaboratives Arbeiten im Homeoffice wird auch Awork angeboten. Für alle drei gilt: sie schaffen Transparenz und Übersicht mit geteilten To-do-Lists, geteilten Timelines für Projekte.
- Confluence ist ein Ablage für geteilte Dokumente
Mit welcher Ausrüstung flutscht das kollaborative Arbeiten?
Wo und wie wir uns organisieren, ist jetzt klar. Aber was wir vor allem wollen, ist ins Tun kommen: Kampagnen entwickeln, Aktionen planen, Anträge schreiben, Veranstaltungen konzipieren, etc.
Dafür brauchen wir das richtige Zubehör: für kollaborative Schreibprozesse in geteilten Docs, das Planen in gemeinsamen Listen, Brainstormings auf virtuellen Boards.
- Google Drive Ermöglicht geteilten Zugriff auf Dokumente und gemeinsames Bearbeiten, sowie ein Ablagesystem in Cloud. Für die Privatnutzerin ist dieses Tool kostenlos. Google Drive ist Teil der Google G-Suite, in der so ziemlich alle Parts digitaler Zusammenarbeit möglich sind: Drive, Calendar, Gmail, Hangouts (Online-Konferenzen bis zu 250 Personen), Live-Streaming bis zu 100.000 Zuschauer*innen (voller Umfang ohne Aufpreis); Corona-Sonderkonditionen: Die Premium-Version ist bis zum 1. Juli 2020 kostenlos
- Mural Tool zum gemeinsamen Brainstormen und visuelle Kollaboration; gleichzeitiges Arbeiten an geteiltem Desk mit vielseitigen Bearbeitungstools. Die ersten 30 Tage sind kostenlos.
- Witeboard interaktives Whiteboard; keine Anmeldungen erforderlich, schnelle Skizzen auf dem Desktop, Tablet oder Telefon erstellen und in Echtzeit mit dem Team bearbeiten
- Google Jamboard interaktives Whiteboard, das von Google als Teil der G Suite Familie entwickelt wurde
- Mentimeter Tool um interaktive Präsentationen zu gestalten. Die Teilnehmenden werden in Fragen mit einbezogen und können die Auswertung direkt in der Präsentation sehen (Abstimmungen und Befragungen, Teilnehmende können anonym Fragen stellen). Für Privatpersonen ist dieser Dienst kostenfrei.
- Personio Erfassung von An-/Abwesenheiten via App oder Desktop. Erleichtert die Personalarbeit und dessen Prozesse. Das Tool ist 3 Monate lang kostenlos zugänglich.
- Gemeinsame Termine findet ihr mit Doodle oder alternativ mit Nuudel
Was brauchen wir für eine sichere Zusammenarbeit?
Für jedes Tool ein anderes Passwort – so soll es sein. Weil sich das kein Mensch merken kann, gibt es z.B.
- 1Password Password-Manager, der im ganzen Team geteilt werden kann; Corona-Sonderkonditionen: sechs Monate kostenlos
- Cloudflare Cyber-Security für Teams. Statt auf physische VPN-Appliances angewiesen zu sein, kann man hier die Leistung der Cloud nutzen, um Mitarbeiterinnen zu authentifizieren und zu schützen, ortsunabhängig. Webinar ist zubuchbar; Corona-Sonderkonditionen: bis 1.9.2020 für alle Unternehmen jeder Größe kostenlos
Wo gibt es Rat?
Natürlich haben nicht nur wir festgestellt, dass es ein Bedarf an Hilfeleistung besteht für den Einstieg in die digitale Teamarbeit.
Im betterplace-Universum gibt es neben unserem eigenen Angebot sehr beliebte betterplace Academy Webinare.
Bei unseren Freund*innen von D3 - so geht digital könnt ihr jeden Freitag um 11 Uhr die kostenlose Plötzlich digital-Sprechstunde zu ausgewählten Themen wahrnehmen. Und in einem aufschlussreichen Blogartikel listen sie auf, wie sich zivilgesellschaftliche Initiativen solidarisch unterstützen und beraten.
Beim Heldenrat bekommt ihr im „Coffee & Talk“ Austauschmöglichkeiten zu Tools und Methoden in der Online Moderation und der Gestaltung interaktiver Workshop-Formate. Wer darüber hinaus Beratung bis Begleitung braucht, kann im Netzwerk des ehrenamtlichen Heldenrat e.V. um Unterstützung bitten.
Abseits der kostenfreien Beratungsstunden, die das betterplace lab im Rahmen von jetzt-digital-handeln.org anbietet, bietet wir auch individualisierte Veranstaltungskonzeption und (Co-)Moderation von digitalen Events an. Ihr plant was Spannendes? Dann wendet euch einfach direkt an unser Team: lab@betterplace.org
Weitere Angebote:
Bitkom-akademie eine ganze Reihe Webinare
Collaboration superpowers Workshops, Tipps und kostenlose Arbeitsmaterialien zum Download für remote work
Denkvorgang Beratung zur Einführung von Homeoffice, kostenloser 5-Tage Video-Kurs, Unterstützung jeweils in den Phasen Vorbereiten, Einführung, falls notwendig Relaunch
Digitale Nachbarschaft Webinar „Nachmit-Talk – Zusammenarbeit in Projekten. Wie Du Dich von zuhause aus mit Deinen Vereinsmitgliedern und Kolleg*innen vernetzt“
Newroom media: Home-Office-Beratung; Kreieren passgenauer und innovativer Homeoffice-Lösungen für Leitung und Mitarbeiter von Unternehmen, Schulungen und Support für alle Ansprechpartnerinnen und Mitarbeiterinnen. Im Laufe der Anwendung bekommt man kontinuierliche Unterstützung, mit eigener Hotline zu Expert*innen
Tbd Blogposts zu remote work, Homeoffice, new work: Unsere Goldenen Regeln für das Arbeiten im Homeoffice, What You Are Doing is Not Remote Work. It is Coping in a Global Emergency
Digitale Tools Slackgruppe, in der es um Austausch zu digitalen Tools geht
Wir erheben mit diesen Auflistungen von Tools und Beratungsangeboten keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Mit einigen Tools arbeiten wir täglich, andere nutzen wir ab und zu. Manche wurden uns empfohlen. Wir stellen fest, Beratungsangebote sprießen gerade aus dem Boden. Wir freuen uns über eure Tipps, falls euch in den Listen etwas fehlt.
Bleibt gesund!
Euer betterplace lab